엑셀 COUNTIFS 함수 사용하는 방법

데이터 분석의 효율을 높이는 엑셀 COUNTIFS 함수 사용하는 방법

엑셀로 복잡한 데이터를 다루다 보면 단순한 합계나 평균 계산을 넘어, 특정 기준을 만족하는 항목이 몇 개인지 빠르게 파악해야 할 때가 많습니다. 예를 들어, ‘부산 지점’이면서 ‘신규 계약’인 거래만 골라 세어야 하는 상황을 생각해 보세요. COUNTIF 함수로는 조건 하나만 처리할 수 있어서, 여러 조건을 동시에 만족하는 데이터를 셀 때는 늘 한계에 부딪혔습니다. 이처럼 다중 조건 카운트가 필요할 때 우리의 업무 효율을 혁신적으로 높여주는 것이 바로 엑셀 COUNTIFS 함수입니다. 이름처럼 여러 개의 조건(Criteria)을 ‘만약에’ 모두 충족하는 셀의 개수를 세어주는 강력한 기능이죠. 이 함수만 제대로 익혀도 데이터 보고서의 수준이 완전히 달라질 수 있습니다.

왜 엑셀 COUNTIFS 함수가 데이터 전문가들의 필수 도구일까요?

데이터가 단순하지 않고 여러 변수를 가지고 있을 때, 필요한 정보만 정확히 추출하는 능력은 매우 중요합니다. 예를 들어, 재고 관리에서 ‘사이즈가 L이면서 색상이 검은색인’ 제품의 재고량을 알고 싶다면 COUNTIFS는 필수입니다. 이 함수는 지정된 모든 조건을 AND 연산으로 엮어 처리합니다. 즉, 모든 조건을 만족하는 셀만 카운트에 포함시키기 때문에, 수동으로 필터링하거나 복잡한 배열 수식을 사용할 필요 없이 단번에 결과를 얻을 수 있습니다.

처음 이 함수를 접했을 때 저는 조건의 쌍을 지정하는 방식이 조금 헷갈렸습니다. COUNTIF는 범위와 조건 하나만 넣으면 되지만, COUNTIFS는 조건 범위와 조건을 계속 짝지어줘야 하죠. 하지만 딱 한 번만 제대로 구조를 이해하면 그 다음부터는 조건이 2개든, 5개든, 10개든 쉽게 확장해서 사용할 수 있다는 장점이 있습니다.

COUNTIFS 함수의 핵심 구조와 인수 설정, 어렵게 느껴지시나요?

엑셀 COUNTIFS 함수의 기본 구조는 생각보다 간단합니다. 수식은 =COUNTIFS(조건_범위1, 조건1, 조건_범위2, 조건2, [조건_범위3, 조건3], ...) 형식으로 이루어집니다. 여기서 ‘조건 범위’는 우리가 검사하고자 하는 데이터 열을 의미하고, ‘조건’은 그 범위 내에서 충족되기를 바라는 값이나 표현식을 의미합니다.

• 조건 범위 (Criteria_range): 카운트할 조건을 적용할 셀 범위입니다.
• 조건 (Criteria): 해당 범위에서 찾고자 하는 값입니다. 숫자, 텍스트, 셀 참조, 또는 비교 연산자를 포함한 표현식(‘>=100’ 등)이 올 수 있습니다.

가장 중요한 규칙은 범위와 조건이 항상 한 쌍으로 따라다녀야 한다는 것입니다. 조건의 개수는 최대 127쌍까지 지원되지만, 보통 실무에서는 3~5개 정도의 조건을 사용하게 됩니다. 모든 조건 범위의 행 개수는 반드시 일치해야 오류가 발생하지 않습니다. 서로 다른 길이의 범위를 지정하면 함수가 제대로 작동하지 않으니, 데이터 정렬 시 이 부분을 반드시 확인해 보셔야 합니다.

실전 예제: 여러 조건을 동시에 충족하는 항목을 어떻게 찾을까요?

제가 실무에서 가장 많이 사용했던 예시를 들어보겠습니다. 저희 팀은 상반기 실적 데이터에서 ‘담당자가 김철수’이면서 ‘매출액이 500만 원 이상’이고, ‘계약 일자가 2024년 4월 이후’인 ‘프리미엄 등급’ 계약 건수를 파악해야 했습니다. 무려 네 가지 조건을 조합해야 하는 복잡한 상황이었죠. 이럴 때 엑셀 COUNTIFS 함수가 빛을 발합니다.

조건 번호	필터링 항목	조건 범위 예시	조건 입력 방식
조건 1	담당자	B2:B100 (담당자 열)	“김철수”
조건 2	매출액	D2:D100 (매출액 열)	“>=5000000”
조건 3	계약 일자	E2:E100 (날짜 열)	“>=”&DATE(2024, 4, 1)
조건 4	등급	F2:F100 (등급 열)	“프리미엄”

이 네 가지 조건을 조합한 최종 수식은 다음과 같았습니다: =COUNTIFS(B2:B100, "김철수", D2:D100, ">=5000000", E2:E100, ">="&DATE(2024, 4, 1), F2:F100, "프리미엄"). 이렇게 한 번에 수식을 완성하고 나니, 수많은 데이터 속에서 정확히 필요한 4월 이후 김철수 담당자의 우수 계약 건수를 단 1초 만에 파악할 수 있었습니다. 수동으로 필터를 네 번이나 거쳐야 했을 작업을 단축시켜 준 것이죠.

고급 활용 팁: 와일드카드나 빈 셀까지 자유자재로 다루려면?

엑셀 COUNTIFS 함수를 사용하다 보면 조건이 명확한 텍스트나 숫자 외에, 좀 더 유연하게 조건을 설정해야 할 때가 생깁니다. 이럴 때는 와일드카드(*)나 물음표(?)를 활용하면 검색 범위를 크게 넓힐 수 있습니다.

• 일부 텍스트 매칭 (*): 만약 ‘마케팅’팀뿐만 아니라 ‘온라인 마케팅’팀, ‘디지털 마케팅’팀 등 모든 마케팅 관련 팀을 세고 싶다면, 조건에 “마케팅”을 입력합니다. 별표(*)는 모든 문자를 대체합니다.
• 단일 문자 매칭 (?): ‘A1’이나 ‘A2’처럼 특정 위치의 문자만 다르고 길이는 같은 항목을 세고 싶다면, ‘A?’를 사용합니다. 물음표(?)는 단일 문자 하나만 대체합니다.

또한, 빈 셀이나 비어 있지 않은 셀을 세는 것도 자주 사용됩니다. 빈 셀을 세려면 조건에 “”(따옴표 두 개)를, 비어 있지 않은 셀을 세려면 “<>”(크거나 같지 않음을 의미)를 사용하면 됩니다. 이 팁들을 활용하면 데이터 클리닝이나 미입력 항목을 찾아내는 데 매우 효율적입니다.

숫자 및 날짜 범위 처리: 경계 조건을 어떻게 정확하게 설정할까요?

숫자나 날짜를 기준으로 범위를 지정할 때는 반드시 비교 연산자를 사용해야 하며, 특히 셀 참조를 사용할 경우 텍스트 연결 규칙을 정확히 지켜야 합니다. ‘100점 이상 900점 이하’와 같이 범위를 지정하려면 두 가지 조건을 동시에 적용해야 합니다.

예를 들어, D열의 점수가 80점 이상이고 90점 미만인 학생 수를 세고 싶다면:

1. 조건 1: D열 범위, “>=80”
2. 조건 2: D열 범위, “<90”

이렇게 동일한 범위(D열)에 두 개의 조건을 걸어주면 됩니다. 만약 기준 값이 A1 셀(80)과 A2 셀(90)에 있다면, 조건 입력은 ">="&A1과 "<"&A2와 같이 따옴표 안의 연산자와 셀 참조를 앰퍼샌드(&)로 연결해야만 엑셀이 이를 올바른 수식으로 인식합니다. 이 연결자 사용법을 숙지하는 것이 실수를 줄이는 가장 좋은 방법입니다.

지금까지 엑셀 COUNTIFS 함수의 기본적인 사용법부터 실무에서 자주 사용되는 고급 팁까지 살펴보았습니다. 처음에는 조건 범위와 조건 인수의 순서가 헷갈릴 수 있지만, ‘범위 하나, 조건 하나’가 한 쌍이라는 것만 기억하고 꾸준히 연습해 보세요. 이 함수를 자유자재로 활용할 수 있게 되면, 방대한 데이터 더미 속에서도 원하는 인사이트를 순식간에 추출해낼 수 있는 강력한 무기를 얻게 되신 것이나 다름없습니다. 데이터 분석의 효율을 극대화하고 싶다면, 오늘 배운 내용을 꼭 실무에 적용해 보시길 바랍니다.

자주 묻는 질문